En el corazón de cualquier empresa residen sus procesos, clientes y, por supuesto, sus trabajadores. Dentro de este contexto, el legajo laboral juega un papel fundamental. ¿Pero qué es exactamente y cómo puede ser automatizado?
En este artículo, exploraremos en qué consiste el legajo laboral, su importancia y los tipos que existen. También descubriremos cómo la automatización puede revolucionar su gestión.
Tabla de Contenidos
¿Qué es un legajo laboral?
El legajo laboral es un archivo que documenta la trayectoria de un empleado a lo largo de su vida en una empresa, desde su ingreso hasta su salida. Contiene información laboral, legal e impositiva. Funciona como un historial completo del empleado en la organización, permitiendo un seguimiento preciso de su recorrido.
La normativa de Argentina, específicamente el artículo 52 de la Ley de Contrato de Trabajo Nº 20.744 (LCT), impone a los empleadores la responsabilidad de tener un Libro Especial que incluya información esencial, tal como la identificación del empleador, el nombre del empleado, las fechas de entrada y salida, los salarios asignados y recibidos, entre otros detalles.
El papel clave del legajo laboral
Este Libro Especial es crucial para establecer los derechos y responsabilidades en una relación laboral. Su falta podría llevar a sanciones legales en caso de conflictos con los trabajadores. Sin embargo, el legajo laboral en sí no es el mismo que el Libro Especial. Este último se refiere a un registro legal, mientras que el legajo es una herramienta interna de la empresa.
Es esencial que este registro sea debidamente inscrito y validado por la Autoridad de Aplicación correspondiente al ámbito en el cual opera la entidad en la que los empleados prestan sus servicios. Este proceso asegura la legitimidad de un archivo legal que debe abarcar:
- Individualización actualizada del empleador.
- Nombre del trabajador.
- Estado civil.
- Fecha de ingreso y egreso.
- Remuneraciones asignadas y percibidas.
- Individualización de personas que generen derecho a la percepción de asignaciones familiares.
Utilidades del legajo laboral
El legajo laboral cumple una función dual. En primer lugar, es esencial para cumplir con las disposiciones legales y resguardar a la empresa en caso de disputas. En segundo lugar, es un recurso interno valioso. Facilita la gestión y toma de decisiones, permitiendo a los departamentos de Recursos Humanos y a los líderes de equipos acceder a la historia laboral de los empleados y tomar decisiones informadas.
¿Qué tipos de legajos laborales hay?
Explorando más en la configuración de este expediente, es crucial abordar las diversas clasificaciones de archivos laborales que puedes establecer. Fundamentalmente, existen tres categorías principales:
- Legajo laboral de candidato: Contiene información recopilada durante el proceso de selección.
- Legajo laboral permanente: Se crea al contratar a un empleado y sigue su trayectoria en la empresa.
- Legajo laboral temporal: Registra circunstancias temporales, como licencias o cambios de puesto.
Automatización del legajo laboral
Como mencionamos al comienzo de este artículo, la legislación laboral argentina ha carecido de actualizaciones recientes. Aunque se han implementado algunas reformas a través de resoluciones o decretos, ciertas responsabilidades y derechos laborales han quedado desactualizados.
Un tema en el que la ley no se extiende es la gestión de información sobre los empleados. A pesar de la creación de registros básicos, no existen directrices precisas para establecer este expediente.
Esto abre diversas oportunidades. Por ejemplo, se puede maximizar la automatización de este proceso y diseñar un modelo de legajo laboral eficaz y ágil. A continuación, te presentamos cómo:
Gestor documental en la nube
Imagina tener que rastrear información de cada empleado en numerosas carpetas de tu computadora. Tareas simples como actualizar la dirección de un colaborador pueden consumir horas frente a la pantalla.
Imagina ahora la capacidad de localizar toda la documentación de cada persona en tu organización en un solo lugar, meticulosamente ordenada, siempre disponible y sencilla de compartir con otros integrantes del equipo.
Esto es exactamente lo que se consigue con un administrador de documentos en la nube. En esencia, implica la organización y centralización de los documentos de tus empleados en un solo punto. Esto no solo facilita su consulta y administración, sino que también ahorra un tiempo considerable.
Podríamos considerar esto como el primer paso hacia la automatización del modelo ideal de legajo laboral.
Portal del empleado
El espacio del empleado o portal del trabajador es una plataforma digital donde el equipo de Recursos Humanos centraliza todos los datos de los trabajadores, administra las comunicaciones con ellos y les brinda acceso para que puedan consultar su historial y realizar actualizaciones.
Un caso concreto que puedes hallar en e-Sueldos es el registro de horas cada vez que el empleado inicia su jornada laboral. Esto es esencial para que el personal tenga un mayor control sobre su tiempo diario en la compañía y pueda llevar un seguimiento más preciso al final del mes.
Esto es especialmente valioso ya que estas horas deben reflejarse en el salario que recibirán, lo cual es fundamental para los casos de horas extras o para empleados que trabajan de forma remota o híbrida.
Adicionalmente, el sitio web para empleados también incorpora el administrador de documentos. Por lo tanto, se convierte en una herramienta completa para centralizar toda la información del equipo en un único lugar. Los colaboradores pueden acceder a los datos y documentos que la empresa posee sobre ellos, consultar sus recibos de sueldo, revisar las condiciones de su contrato, entre otros aspectos.
Software de RR.HH.
Cuando hablamos de una automatización completa del legajo laboral, es fundamental mencionar el software de Recursos Humanos. Este conjunto de herramientas ofrece una gama diversa de funcionalidades, todas diseñadas para simplificar las responsabilidades del equipo de capital humano.
Este software permite gestionar todo el ciclo de vida del empleado y organizar la gran cantidad de información en un único espacio en la nube, garantizando la total seguridad y respaldo de los datos. Olvídate de la pérdida de documentos.
Gracias a esto, el departamento de RR.HH no necesita invertir horas valiosas en búsquedas manuales de documentos o información. Esto aumenta la productividad y el rendimiento del equipo, permitiendo que el capital humano dedique más tiempo a tareas de alto impacto en la organización.
Además, esta herramienta es completamente digital, lo que significa que la búsqueda, consulta y envío de información se pueden automatizar, agilizando aún más las operaciones de RR.HH.
Y como si fuera poco, la digitalización del legajo laboral también se raduce en ahorro de costos, al eliminar la necesidad de papel, impresoras y otros gastos asociados.
Automatiza con e-Sueldos
La digitalización del legajo laboral es una tendencia en crecimiento. No es necesario esperar a que la ley lo exija. Herramientas como e-Sueldos ofrecen soluciones para crear historiales digitales detallados de los empleados.
La digitalización no solo cumple con las exigencias legales, sino que también agiliza procesos internos y mejora la toma de decisiones informadas. Probá e-Sueldos y transforma tus Recursos Humanos.
