La filosofía del método Kaizen, extendida y aclamada en el mundo empresarial, radica en la premisa de que pequeñas acciones, cuando se ejecutan de manera organizada y constante, pueden llevarnos a alcanzar metas de gran envergadura.
En la actualidad, los mercados son cada vez más globales, complejos y cambiantes, y no siempre podemos anticipar las crisis. La pandemia de coronavirus nos lo ha demostrado claramente. En este escenario de incertidumbre, enfocarse en metas a corto plazo podría resultar fundamental para superar la coyuntura económica y sentar las bases para un futuro crecimiento empresarial.
Es por esto que gigantes empresariales como Toyota, Honda y Sony han adaptado su filosofía empresarial a esta metodología de origen japonés durante más de 50 años.
Tabla de Contenidos
El Camino de Mejora Continua: Método Kaizen
El método Kaizen tiene sus raíces en Japón, tras la II Guerra Mundial, como respuesta a la intensa crisis social y económica que afectaba al país en aquel entonces. Para rivalizar con las compañías de Europa y Estados Unidos, el gobierno de Japón impulsó las técnicas de William Edwards Deming y Joseph Juran: emplear la estadística para el control de calidad de los procedimientos.
La puesta en marcha de la filosofía Kaizen sobrepasó todas las previsiones y, en unas pocas décadas, las empresas niponas se establecieron como líderes en el mercado global.
El vocablo Kaizen proviene de la unión de dos términos japoneses: “Kai” y “Zen”. Traducidas al español significan, respectivamente, “cambio” y “mejor”. Esta combinación hace referencia a un proceso de mejora continua.
Potenciando tu Empresa con Kaizen
La metodología Kaizen tiene como objetivo lograr metas y objetivos de manera gradual y continua, eliminando las pérdidas de tiempo generadas por una mala gestión de los procesos productivos.
Un programa de control horario eficiente, que facilite la administración y organización de los días de trabajo, se transforma en un socio crucial para las empresas que opten por implementar el método Kaizen.
Si tu negocio pertenece a ese conjunto, la digitalización de tu administración del tiempo te facilitará saber de manera más rápida y directa el lugar y la duración del trabajo de cada uno de tus empleados. Esto te permitirá asignar las cargas de trabajo de forma más eficiente e integrar el Kaizen en tu rutina diaria sin dificultad.
Para que esta estrategia sea efectiva, cada empleado debe comprometerse y sugerir nuevas ideas todos los días. Ten en cuenta que la esencia del método Kaizen es que múltiples cambios pequeños y progresivos producen mejores resultados que un solo cambio grande.Cinco Técnicas del Kaizen para Potenciar tu Empresa
La aplicación del método Kaizen en las empresas es más sencilla de lo que parece. Esta estrategia da preferencia a la aplicación de modificaciones menores diarias en lugar de revoluciones drásticas e inmediatas.
Las Cinco "S" del Método Kaizen
Las “5S” del método Kaizen deben su nombre a cinco palabras japonesas que comienzan con S: seiri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke. Este método se puso en marcha en Toyota en los años 60, con el objetivo de generar lugares de trabajo más ordenados, limpios y eficientes.
Estas cinco esenciales “S” son los pasos básicos para implementar la metodología Kaizen en las empresas:
- Seiri (Clasificación): Diferenciar entre lo útil y lo superfluo para mantener solo lo necesario, eliminando elementos no esenciales para el trabajo.
- Seiton (Orden): Organizar lo necesario asignando un nombre y un lugar específico a cada elemento o proceso, reduciendo el tiempo de búsqueda y evitando esfuerzos superfluos.
- Seiso (Higiene): Higienizar el área laboral todos los días, incrementando el confort de los empleados, disminuyendo la posibilidad de incidentes y elevando la calidad de los productos.
- Seiketsu (Estandarización): Mantener la higiene personal para evitar la suciedad y el desorden, mejorando así el bienestar de los empleados y aumentando su productividad.
- Shitsuke (Autodisciplina): Fomentar la autodisciplina para que los trabajadores adopten las 5S como un hábito tanto en el trabajo como en su vida cotidiana.
Impacto Positivo del Método Kaizen en tu Empresa
Podemos definir que el método Kaizen funciona como una espiral estratégica para mejorar continuamente la calidad de las empresas. Los procesos de producción se vuelven más rápidos y económicos sin comprometer la calidad de los productos.
A continuación, te mostramos algunas de las maneras principales en las que las compañías obtienen beneficios:
Optimización del Timing Empresarial
Al suprimir labores innecesarias, las compañías optimizan su gestión del tiempo. Basando sus procesos en calendarios de ejecución predeterminados, los equipos pueden repartir tareas de manera más efectiva, coordinar el trabajo remoto y garantizar flexibilidad horaria.
Una estrategia efectiva para alcanzar estos propósitos es depender de un Software de RRHH que posibilite la gestión simultánea de varios calendarios de trabajo, considerando turnos, vacaciones y ausencias de todos los integrantes de tu equipo.
Al tener mayor dominio sobre las horas realmente trabajadas por tu personal, podrás identificar fácilmente posibles “pérdidas” de tiempo y mejorar la administración de turnos y horarios basándote en el principio de organización “seiton”.
Por ejemplo, la eliminación de periodos no productivos vinculados a búsquedas y traslados innecesarios podría propiciar la implementación de jornadas laborales más breves, fomentando la conciliación laboral.
Optimización de la Gestión Documental
Para implementar el principio de organización “seiton”, es esencial que tus trabajadores tengan acceso fácil y rápido a tus documentos de negocio.
Un Software de RRHH con gestor de documentos digitales acelerará tus procedimientos de almacenamiento y localización de archivos y recursos de la empresa, asegurando un acceso 24/7 y desde cualquier aparato a toda la data que elijas compartir con tu equipo.
Beneficios Tangibles del Método Kaizen en tu Empresa
- Supresión de procedimientos redundantes e innecesarios.
- Incremento de la eficiencia productiva.
- Mejoramiento del reconocimiento y satisfacción de los empleados.
- Retención más efectiva del talento.
- Intensificación del compromiso laboral.
- Fortalecimiento de la competitividad empresarial.
- Aumento de la gratificación de los clientes.
- Solución eficaz de fallos y dificultades.
- Disminución del número de incidentes en el trabajo.
- Mejor adecuación de los procesos a los progresos tecnológicos.
- Habilidad para ajustarse a las variaciones del mercado.
Método Kaizen: 7 Pasos para Implementarlo con Éxito
1- Selecciona el Ámbito de Aplicación de Kaizen
Según la filosofía Kaizen, es fundamental que todos los trabajadores de una empresa, independientemente de su nivel, puedan expresar sus opiniones y presentar sugerencias de mejora.
2- Forma un Equipo de Trabajo Multidisciplinario
Cuanto más diverso sea el equipo, más creativas y variadas serán las contribuciones de sus miembros.
3- Recolecta y Analiza Datos
Para identificar los inconvenientes presentes en la compañía y hallar respuestas apropiadas. Un software de encuestas agilizará este proceso, evitando errores y duplicidades y proporcionando un acceso más fácil a la información recolectada.
4- Gembutsu Gemba ("Ir y Ver")
Verifica in situ todos los problemas detectados a través del análisis de datos. Este concepto, ideado por Taiichi Ohno, el principal promotor del sistema productivo de Toyota, implica dialogar con los participantes y demostrar consideración por sus habilidades y esfuerzos.
5- Persigue Tácticas de Mitigación
Esto permitirá elaborar un calendario de ejecución adecuado, incluyendo fechas de implementación claras y asignando un responsable directo para cada contramedida.
6- Evalúa los Resultados Obtenidos
Evalúalos mediante reportes y diagramas. Si los hallazgos de esta valoración no son adecuados, el grupo repite los pasos previos hasta hallar una solución más apropiada.
7- Monitoreo de Resultados a Largo Plazo
Realiza un seguimiento durante varios meses. Si la evaluación final es favorable, los logros obtenidos mediante el método Kaizen se documentarán para su uso en situaciones parecidas en el futuro.
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